Die in den Staatsarchiven bewahrte Dokumentation wird durch die regelmäßige Übermittlung der Unterlagen der Justiz- und Verwaltungsbehörden des Staates, die im Gebiet der Provinz tätig sind, ergänzt. Die institutionelle Aufgabe der Staatsarchive besteht darin, die Unterlagen der staatlichen Ämter und Justizbehörden aufzubewahren, sobald diese für dienstliche Zwecke nicht mehr benötigt werden und für die dauerhafte Aufbewahrung ausgewählt wurden. Die Staatsarchive haben die Aufgabe, die ordnungsgemäße Führung der laufenden Archive und der Archive der staatlichen Verwaltungen im Hinblick auf künftige Einlieferungen zu überwachen. Diese Aktivität erfolgt durch die Aufsichtkommissionen.
Jede staatliche Behörde ist nämlich verpflichtet, eine Aufsichtskommission auf sein Archiv eizurichten. Die Aufsichtskommission ist ein gemischtes Kollegialorgan, bestehend aus vier Mitgliedern: zwei FunktionärmitarbeiterInnen der zugehörigen Behörde, ein FunktionärmitarbeiterIn des Staatsarchivs und ein FunktionärmitarbeiterIn des Innenministeriums.
Die Kommission trifft sich regelmäßig, um zu beurteilen, welche Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden sollen und welche entsorgt werden können; sie wirkt auch an der Festlegung der Kriterien für die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten mit und erstellt Listen mit dem zu entsorgenden Material, die zur erforderlichen Genehmigung an die Direzione Generale Archivi geschickt werden.
Die Einrichtung der Aufsichtskommissionen ist im Kodex der Kultur- und Landschaftsgüter (Gesetzesverordnung Nr. 42 vom 22.1.2004) vorgesehen, während ihre Zusammensetzung und Arbeitsweise vom DPR Nr. 37 vom 08.1.2001 geregelt sind.
Aktuell sind in der Autonomen Provinz Bozen 30 Aufsichtskommissionen aktiv tätig.
