La documentazione conservata presso gli Archivi di Stato viene incrementata attraverso il regolare versamento della documentazione prodotta dagli organi giudiziari e amministrativi dello Stato che operano nel territorio provinciale. Il compito istituzionale degli Archivi di Stato è infatti quello di conservare la documentazione degli uffici statali e degli organi giudiziari, una volta che non sia più necessaria alle esigenze di servizio e sia stata selezionata per la conservazione permanente. Agli Archivi di Stato è demandato il compito di vigilanza sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito delle amministrazioni statali, in vista dei futuri versamenti. Questa attività viene svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza.
Ogni ufficio statale (se il territorio di competenza non è inferiore alla provincia) ha infatti l'obbligo di istituire una Commissione di sorveglianza sul proprio archivio. La Commissione è un organo collegiale misto, formato da quattro componenti: due funzionari dell'Ufficio di appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del Ministero dell'Interno (Prefettura).
La Commissione si riunisce periodicamente, per valutare quali atti siano destinati alla conservazione perenne e quali possano essere eliminati; essa collabora anche alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti e predispone gli elenchi del materiale da scartare, che vengono inviati per la necessaria autorizzazione alla Direzione generale per gli archivi.
La costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42), mentre la loro composizione e il funzionamento sono disciplinati dal DPR 8 gennaio 2001 n. 37.
Attualmente le Commissioni di sorveglianza attive in provincia di Bolzano sono 30.
