Die Einsichtnahme in die Archivalien ist für jedermann frei und kann zu Studienzwecken oder für behördliche und private Zwecke erfolgen (Art. 103 des Gesetzesdekrets Nr. 42 vom 22. Mai 2004, das den "Kodex der Kultur- und Landschaftsgüter" enthält).
Für den Zugang zum Lesesaal hat der Benutzer einen schriftlichen und für jeweils ein Kalenderjahr gültigen Antrag an den Archivdirektor zu richten. Dieser Antrag wird auf einem eigenen Formular ("Antrag um Zugang zum Lesesaal“) verfasst und muss alle erforderlichen persönlichen Daten sowie den Zweck (Publikation, Forschung) und – so präzise als möglich – den Gegenstand der Forschung enthalten. Der Benutzer verpflichtet sich, die vorliegende Lesesaalordnung einzuhalten und dem Staatsarchiv unentgeltlich ein Exemplar jeder Veröffentlichung (auch Dissertationen usw.) zu überlassen, die auf Archivalien des Staatsarchivs beruht.
In jeder Veröffentlichung, die Archivalien des Staatsarchivs zitiert, müssen für jedes einzelne Stück die Herkunft "Staatsarchiv Bozen“ (Abk. "ASBz"), die Bestandsbezeichnung (z.B. "Bischöfliches Archiv Brixen") und die genaue Archivsignatur (z.B. Urkunde Nr. 2345; Akten-Lade 21, 3 B; Bündel Nr. 345) angeführt werden.
Die in den Staatsarchiven Italiens verwahrten Archivalien sind mit folgenden Ausnahmen frei einsehbar (im Sinne des Einheitstextes für Kulturgüter, dem Gesetzesdekret Nr. 490 vom 29. Oktober 1999; des Gesetzesdekrets Nr. 281 vom 30. Juli 1999 und des im Jahre 2001 in Kraft getretenen Verhaltenskodex zur Behandlung von vertraulichen Daten im Rahmen historischer Forschung, nur in italienischer Sprache vorhanden):
- vertrauliche Archivalien von aussen- oder innenpolitischer Relevanz werden nach fünfzig Jahren frei;
- Archivalien mit Bezug auf rein private Verhältnisse natürlicher Personen werden nach vierzig Jahren frei; enthalten sie besonders sensible Daten (Gesundheitszustand, Sexualleben, vertrauliche familiäre Beziehungen) gilt eine Sperrfrist von siebzig Jahren;
Ausnahmen von dieser Regelung für Forschungszwecke sind dennoch möglich, unterliegen aber der Genehmigung durch den Leiter des Generalinspektorates für Archivdienste im Innenministerium.
Für seine Recherchen kann sich der Benutzer der Findbehelfe für die einzelnen Archivbestände (Übersichten, Inventare, Karteien, Datenbanken), sowie der Beratung durch die Archivbeamten bedienen; letztere sind jedoch nicht befugt, Forschungsarbeiten zu übernehmen.
Zur Bestellung der gewünschten archivalischen Einheiten füllt der Benutzer ein eigenes Formular („Antrag um Einsichtnahme“) mit Namen, Datum und Archivsignatur (Bestand, Nummer des Bündels, Faszikels, Amtsbuchs oder Einzelstücks) für jedes Stück aus. Bei jeder Bestellung dürfen höchstens drei Einheiten vorgelegt werden. Für die Benützung von Urkunden und Handschriften wendet man sich an den für den Lesesaal verantwortlichen Beamten.
Die Benützung unterliegt folgenden Bestimmungen:
- Der Benutzer trägt sich mit leserlicher Unterschrift in das Archivtagebuch ein.
- Die Mitnahme von Taschen, Mappen und sonstigen Behältnissen in den Lesesaal ist untersagt. Ein- und Ausgangskontrollen können jederzeit durchgeführt werden.
- Die Benutzung von Archivalien ist nur im Lesesaal und unter Aufsicht des Archivpersonals gestattet.
- Bei der Benutzung von Archivalien und Findmitteln ist jede Beschädigung zu vermeiden. Das Schreiben (auch mit Bleistift) und Anlehnen an Archivalien ist strengstens untersagt.
- Die Benutzer sind verpflichtet, alle Archivalien in dem Zustand zurückzugeben, in dem sie übergeben wurden. Es ist verboten, das ausgehändigte Material in Unordnung zu bringen, z.B. durch Änderung der Ablageordnung von Einzelblättern oder Folianten; eigenmächtige Umordnungen sind strengstens untersagt.
- Für Notizen und Exzerpte ist nur Bleistift zugelassen. Die Notizzettel dürfen niemals auf die Archivalien gelegt werden. Beim Umblättern dürfen die Finger nicht befeuchtet werden.
- Die Benutzung von Laptops ist mit Ausnahme der Einsichtnahme und der handschriftlichen Abschrift von Archivalien gestattet.
- Das Essen, Rauchen und Lärmen (Diktieren, lautes Sprechen) ist im Lesesaal nicht gestattet.
- Im Lesesaal können Bücher aus der Dienstbibliothek des Staatsarchivs nach vorheriger Bestellung mit einem Bestellschein vorgelegt werden. Eine Ausleihe ist nicht gestattet.
- Benützer, die gegen diese Bestimmungen verstoßen, können nach Ermahnung aus dem Lesesaal verwiesen und in schweren Fällen zeitweise oder dauernd von der Benutzung der Lesesäle des Staatsarchivs ausgeschlossen werden. Allfällige Schadenersatzforderungen oder Strafmassnahmen werden bei der zuständigen Gerichtsbehörde zur Anzeige gebracht.
Den Benutzern können Digitalisate bestellen (sehe Tarifplan). Die Durchführung solcher Dienste muss auf entsprechendem Formblatt mit Angabe der Archivsignatur der Archivalien beantragt werden.
Fotografieren mit eigenem Gerät ist erlaubt.
